» » Пошаговая инструкция по созданию архива на предприятии

Пошаговая инструкция по созданию архива на предприятии

05.08.2020


На любом предприятии должен быть архив, и точка. Это понятно всем. Но вот как его создавать — вопрос более сложный и требующий существенной подготовки.

Большинство рекомендаций представляют собой сложные руководства для профессионалов. И, действительно, создавая архив, лучше всего обратиться к знатокам своего дела — они справятся с задачей быстрее и грамотнее, чем любой дилетант. Но для того, чтобы понимать, как выполняются те или иные этапы, мы подготовили для вас пошаговую инструкцию — простую и лаконичную.

Можно ли пользоваться ею, как руководством? Да, но только если компания у вас небольшая, молодая, и если вы четко знаете, что именно должно храниться в архиве.

Обследование имеющих бумаг

Первый шаг — изучить то, что у вас уже есть и разобраться, что из этого обилия следует хранить, от чего нужно избавиться, а что — восстановить.

Систематизация

Этот этап — самый важный! От него зависит, насколько удобно будет пользоваться архивом в дальнейшем.

Все отобранные на хранение бумаги нужно систематизировать и сгруппировать. По какому принципу? Чаще всего, бумаги делят по типу, дате и сроку хранения.

При этом очень важно подписывать все и параллельно создавать каталог (в электронном и бумажном виде).

Отсортированные листы и дела помещают в папки и короба, которые защищают их от света, пыли и других напастей.

Подготовка хранилища

Параллельно нужно заняться подготовкой хранилища. Для этого обычно выделяют сухое, прохладное помещение, в котором нет никаких труб и коммуникаций, которые могут повредить содержимое.

В помещении важно предусмотреть охранную и пожарную сигнализацию, а также средства пожаротушения, подходящие для бумажных носителей.

В качестве мебели лучше всего использовать металлические стеллажи, в них не заведутся насекомые, к ним не смогут подобраться грызуны.

Этот этап — достаточно сложный, поэтому если у вас нет ресурсов на его выполнение, стоит сразу подумать о внеофисном хранении документов (кстати, в этом случае ничего не придется делать самостоятельно, всю обработку проведут сотрудники архива).

Наполнение архива

Завершающая стадия — перенос всех подготовленных и обработанных документов в хранилище. На этой стадии важно не только удобно разместить все на стеллажах, но и делать отметки в каталоге, где именно хранятся те или иные виды файлов. В этом случае найти их в дальнейшем будет намного проще.

При внеофисном хранении вся информация на коробах и папках кодируется и шифруется для дополнительной безопасности, при офисном в большинстве случаев этого не делают.